在当今社会生活中，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。大家知道制度的格式吗？下面小编给大家带来办公室文档管理制度（精选10篇），希望大家喜欢！
为加强公司文件、档案管理，增强文件、档案安全性和保密性，规范公司文件、档案格式，统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。
公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要做到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后发送，不得手写。
公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类，如下：
1）公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件；
2）机要文件:股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等；
5）行政产生的.各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。
1）技术文档/产品代码/产品研发测试过程文档和记录；
2）技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考、学习资料。
2）经营合同：用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议；商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同及合同执行过程记录等；客户档案，以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。
从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。
公司名称缩写（CF）+科目名称+具体类别+年份+顺序号（3位）
如：公司行政管理会议纪要一份：CF-AM-会议纪要-20__-005
如：____项目沟通会议纪要一份：20__1009-XS-沟通会议纪要-003
如：考勤管理制度：CF-HR-005-1.0,“CF”代表公司，“HR”代表所属科目-人力资源管理，“005”代表序号，“1.0”代表版本号。
五、本规定自制定之日起执行，人事行政部负责修订和解释。
1、秘书科负责文书档案的立卷归档工作，每个季度的第一个月完成上季度的立卷归档任务。
2、凡归档的'文件资料必须完整齐全，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。
3、档案的查（借）阅必须严格履行登记手续，使用档案者必须爱护档案，不得擅自抽拆、涂改、勾划、污损档案。
4、借出使用的档案必须妥善保管，不得带入公共场所。
5、不得向无关人员谈论档案内容。
6、文档必须排列整齐，编号准确。并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作。确保档案齐全。
一总则
1.公司计算机软、硬件及网络管理的归口部门为办公室，并由办公室负责具体实施。
2.办公室对公司所有计算机软、硬件及信息实行统一管理，负责对公司计算机及网络设备进行登记、造册、维护和维修。
3.公司计算机软、硬件及低值易耗品由办公室负责统一申购、保管、分发和管理。
4.公司各部门的计算机硬件，遵循谁使用，谁负责的原则。
二内容和适用范围
1.本文所称的计算机硬件主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、u盘及附属打印机等设备。
2.本文所称的计算机软件是指各类系统软件、各部门专用软件、公司统一安装的杀毒软件等。
3.本文所称的网络即为互联网。
三计算机硬件管理
1.公司计算机主要硬件设备均应设置台账进行登记，注明设备编号、名称、型号、规格、配置、生产厂家、供货单位、使用部门等信息。
2.计算机主要硬件设备应粘贴设备标签，设备标签不得随意撕毁，如发现标签脱落应及时告知办公室重新补贴。
3.严禁私自拆卸计算机硬件外壳，严禁未经许可移动、拆卸、调试、更换硬件设备。
4.计算机主要硬件设备的附属资料(包括但不限于产品说明书、保修卡、附送软件等)由办公室负责统一保管。
四计算机软件管理
1.公司使用的计算机、网络、软件由办公室统一进行安装、维护和升级，不允许私自安装操作系统及其他可能影响公司网络正常运行的.软件。如有特殊需要，经部门主管审批后，向办公室申请。
2.公司购买的商品软件由办公室统一保管并做好备份，其密钥、序列号、加密狗等由使用部门在办公室登记领用，禁止在公司外使用。如特殊需要，须经
部门主管同意后并在办公室备案登记。
五计算机信息管理
1.公司员工必须自觉遵守企业的有关保密约定，不得利用网络有意或无意泄漏公司的涉密文件、资料和数据;不得非法复制、转移和破坏公司的文件、资料和数据。
2.公司重要电子文档、资料和数据务必存储在除操作系统盘外的硬盘空间，严禁将重要文件存放在桌面上。
六计算机安全防护管理
1.公司内部使用移动存储设备，使用前需先对该存储设备进行病毒检测，确保无病毒后方可使用。
2.进入公司邮箱或私人邮箱，不要随便打开来历不明的邮件及附件，同时开启杀毒软件进行邮件监控程序以免被计算机病毒入侵。
3.计算机使用者应定期对自己使用的计算机查杀病毒，更新杀毒软件病毒库，以确保计算机系统安全、无病毒。
4.禁止计算机使用者删除、更换或关闭杀毒软件。
5.所有公司网络系统用户的计算机必须设置操作系统登陆密码，密码长度不得少于6个字符且不能采用简单的弱口令，最好是由数字、字母、和其他有效字符组成。员工应不定期修改密码，每次修改间隔期不得长于三个月。
6.计算机使用者离职时必须由信息组确认其计算机硬件设备完好、移动存储设备归还、系统密码清除后方可离职。
七计算机操作规范管理
1.计算机开机：遵循先开电源插座、显示器、打印机、外设、主机的顺序;每次的关、开机操作至少间隔1分钟，严禁连续进行多次的开关机操作。
2.计算机关机：遵循先关主机、显示器、外设、电源插座的顺序;下班时，务必要将电源插座的开关关上，节假日应将插座拔下，彻底切断电源，以防止火灾隐患。
3.打印机及外围设备的使用：打印机在使用时要注意电源线和打印线是否连接有效，当出现故障时注意检查有无卡纸;激光打印机注意硒鼓有无碳粉，喷墨水是否干涸，针式打印机看是否有断针;当打印机工作时，不要强行阻止，否则更容易损坏打印机。
4.停电时，应尽快关闭电源插座或将插座拔下，以免引起短路和火灾。
5.来电时，应等待5～10分钟待电路稳定后方可开机，开机时应遵循开机流程操作。
6.计算机发生故障应尽快通知办公室，不允许私自维修。
7.计算机操作人员必须爱护计算机设备，保持计算机设备的清洁卫生。
8.禁止在开机状态下使用湿物(湿毛巾、溶剂等)擦拭显示屏幕。
9.禁止在使用计算机设备时，关闭、删除、更换公司杀毒软件。
10.严格遵守《中华人民共和国计算机信息网络国际互联网管理暂行规定》，严禁利用计算机非法入侵他人或其他组织的计算机信息系统。
11.禁止卸载公司统一安装的防护软件、管理软件等。
八相关惩戒措施
1.如发现公司员工利用网络有意或无意泄漏公司的涉密文件、资料和数据或非法复制、转移和破坏公司的文件、资料和数据的，将视其后果，处以罚款、调离岗位、辞退等处罚，情节严重者将依法追究其民事、刑事责任。
2.如发现工作时段内游戏、浏览与工作无关的网页、观看电影等，一次记过处分，两次罚扣奖金，三次予以开除。
3.如出现故意造成公司计算机硬件损毁，将由个人做等额赔偿。
4.各类违规操作可由各部门主管提交至办公室，并记录至个人档案。
九附则
1.对于使用私人电脑的员工，除了硬件不做相关要求外，遵照此制度相关条款执行。
2.本制度由办公室负责解释。
3.本制度自20__年9月1日起执行。
__有限公司办公室
20__年8月31日
一、总则
第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。
二、收文的管理
第三条 公文的签收：
凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收
第四条 公文的编号保管：
1、 办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上"外来文件流单"，并分类登记编号、保管。
2、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室 收发员进行登记编号保管，不得个人保存。
第五条 公文的阅批与分转。
1、凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由办公室 收发员直接分转处理。
3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第六条 文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。
三、发文的管理
第七条 发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。
第八条 发文的范围：
1、凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、下发文件主要用于：（1）公布规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；（3）公布体制机构变动或干部任免事项；（4）公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的`决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关重大事项；
3、上行文件主要用于：（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定；外发文主要用于：（2）同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。
4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
5、各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。
6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。
四、发文程序与要求
第九条 发文程序规定：
1、各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；
2、草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。
3、 办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；
4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；
6、需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签；
7、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；
8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。
五、文件的借阅和清退
第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。
第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
六、文件的立卷与归档
第十三条 文件的归档范围：
以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。
第十四条 立卷要求
1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。
七、文件的销毁
第十五条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。
1.食品批发(贸易)公司必须领取卫生许可证后方能营业，并严格按照卫生许可范围亮证经营。
2.食品批发(贸易)公司法定代表人为食品卫生责任人,对本公司食品经营活动过程中各环节的食品卫生负责。
3.食品批发(贸易)公司应制定食品卫生岗位责任制度，各岗位卫生责任制度要上墙张贴。设立卫生管理人,负责落实各项卫生制度,负责本公司的具体食品卫生管理工作。
4.应建立健全的食品索证卫生审核制度。对经营的食品来源严格审核，不经营违反国家法律法规的食品。
5.建立健全的食品进货验收管理制度；建立台帐,记录食品进出货情况,对每批食品进行严格检查,防止假冒伪劣食品和不符合卫生标准及规定的食品进入市场。
6.建立日常食品卫生检查制度,对每批食品的进出和贮存过程进行仔细检查，发现腐败变质、超过保质期和《食品卫生法》禁止生产经营的食品时应及时处理。对己流入市场的食品应立即追回,并向当地卫生行政部门报告,防止事态的扩展。
7.经营定型包装食品的，所销售的食品包装标识应当真实，符合食品标签标准的.要求。经营进口食品,其外包装应有中文标识。
8.切实做好食品贮存卫生管理工作。
8.1食品仓库实行专间专用，食品存放应分类分区、隔墙离地存放，必须有明显标识标示类别、生产日期、保质期、保存条件、进库时间等。食品仓库不得存放有毒有害物品（如杀鼠杀虫剂、洗涤消毒剂等），不得存放药品、杂品及生活用品等物品。
8.2需冷藏的食品须存放于与其包装标签标示的保存温度相应的冷库内，冷冻设施须正常运转，冷库内禁止生熟混放。
8.3食品库房应用无毒、坚固、易清扫材料建成。库房可分常温库和冷库，冷库又包括高温冷库（冷藏库）和低温冷库（冷冻库）。
8.4常温库应设置防鼠、防虫、防蝇、防潮、防霉的设施,并能正常使用; 必须设置机械通风设施，并应经常开窗通风，定期清扫，保持干燥和整洁，清库时应做好清洁消毒工作。
8.5冷库应注意保持清洁、及时除霜;冰柜和冷藏设备必须正常运转并标明生、熟用途，冷藏库、冰柜应设外显式温度（指示）计并正常显示。
8.6低温冷库（冷冻库）温度必须低于-18℃，高温冷库（冷藏库）温度必须保持在0～10℃；冷藏设备、设施不能有滴水，结霜厚度不能超过1cm。
8.7冷库内不可存放腐败变质食品和有异味食品。食品之间应有一定空隙，直接入口食品与食品原料应分库冷藏。
8.8食品储存要做到先进先出，尽量缩短储藏时间，定期清仓检查，防止食品过期、变质、霉变、生虫，及时清理不符合卫生要求的食品。
9.按照《中华人民共和国食品安全法》做好从业人员卫生管理工作。
一、总则
第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。
二、收文的管理
第三条公文的签收：
凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收
第四条公文的编号保管：
1、办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上"外来文件流单"，并分类登记编号、保管。
2、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保存。
第五条公文的.阅批与分转。
1、凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。
3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第六条文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。
三、发文的管理
第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。
第八条发文的范围：
1、凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、下发文件主要用于：（1）公布规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；（3）公布体制机构变动或干部任免事项；（4）公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关重大事项；
3、上行文件主要用于：（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定；外发文主要用于：（2）同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。
4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
5、各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。
6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。
四、发文程序与要求
第九条发文程序规定：
1、各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；
2、草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。
3、办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；
4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；
6、需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签；
7、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；
8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。
五、文件的借阅和清退
第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。
第十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
六、文件的立卷与归档
第十三条文件的归档范围：
以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。
第十四条立卷要求
1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。
七、文件的销毁
第十五条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。
1、秘书科负责文书档案的立卷归档工作，每个季度的第一个月完成上季度的立卷归档任务。
2、凡归档的文件资料必须完整齐全，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。
3、档案的`查（借）阅必须严格履行登记手续，使用档案者必须爱护档案，不得擅自抽拆、涂改、勾划、污损档案。
4、借出使用的档案必须妥善保管，不得带入公共场所。
5、不得向无关人员谈论档案内容。
6、文档必须排列整齐，编号准确。并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作。确保档案齐全。
一、目的
为使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合我公司实际情况，特规定本制度。
二、权责范围
集团公司行政人事部为本制度管理的权责部门，负责本制度的拟定、审核及执行解释；总经理负责本制度的批准执行。集团公司行政人事部负责本制度的落实与实施跟进。
三、文件种类
本制度所指公文，包括决定、决议、指示、公告、通告、通报、报告、请求、批复、函、会议纪要及其他各种文件、资料等。
四、文件发行程序
1、各部门依据内、外部信息确定文件编制任务。
2、新编制管理型文件编制完成后，由原编制单位人员进行校对工作，需发行的报行政人事部统一处理，技术型文件报技术质量部进行处理，严禁自行将公文直接送呈公司领导或相关职能部门。严禁在报送的公文上自行加贴标记或签署意见。
3、行政人事部受理公文应当检查公文是否符合报送要求。审核重点是：是否符合行文规则；内容是否合法；涉及其他部门的事项是否已协商会签；文种使用、公文格式是否规范；附件是否齐全。
4、经审核，对符合行文规则的公文，行政人事部及时进行登记编号
存档，并加盖德高公司“文件发行专用章”，不符合行文规则的公文做退件处理。对于符合规定需发行的文件，需在一个星期内必须发行。
5、公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（1）涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。
（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。
（3）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。由行政人事部统一编排发文字号。
（4）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（5）主送机关指公文的主要受理机关，标注时应当使用全称或者规范化简称、统称。
（6）公文如有附件，应在正文之后、落款之前注明附件顺序和名称。
（7）对外公文可根据实际情况按不同子公司报送，并应有总裁签字，及加盖印章。
（8）成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。
（9）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关名称置于印发日期上方。
（10）印章：印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证。公文除会议纪要、印有特定版头的普发性公文外一律加盖印章。印章上沿不压正文，下沿印压成文日期，做到“骑年盖月”。
（11）主题词：由反映公文主要内容的规范名词或名词词组组成，
按上级机关要求和《公文主题词表》标注，位于抄送单位上方。“主题词”三个字用三号黑体字。
（12）公文用字除上述规定外，应选用三号宋体字，从左至右排。公文中汉字和标点符号的用法应符合国家标准，计量单位和数字用法符合国家主管部门的`规定，公文用纸幅面规格采用国际标准A4型，左侧装订。
6、公文承办必须做到：
（1）坚持规范与时效并重，呈批公文一般按照公司领导的排列顺序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要领导。
（2）提高办文效率，及时将领导批示内容登记并录入公文管理系统，跟踪准确。
（3）坚持急件急办、密件密办，严格遵守保密法规和保密纪律。
（4）树立服务意识，及时回复有关查询。但非行文单位不得查看公文办理情况。
7、已办结的公文，行政人事部应将公文原稿和领导批示整理编号存档。
注：对于技术性文件由技术质量部依照以上流程作业。
五、文件的修订与管制
（一）管理型文件的修订
1.文件和资料在使用过程中，如有相关单位发现不适之处或其他因素需进行修改时，请统一由原编制单位提出申请，并将“文件更改申请单”（附件1）报行政人事部进行审核，由集团总经理批准。
2.修订文件如为跨部门运作时，修订单位需将拟修订稿件及内部文件修订传阅单（附件2）一并送至各部门会签，会签完成后，再将
修订稿件送审批部门审批，方可发行。
3.文件修改内容如属重要作业流程或影响现行作业的，包括重要表单的修改，修改单位必须会签各部门意见，再行审批、发行。（二）技术型文件的修订
1.凡涉及研发的技术性文件，如：工程图纸、产品规格等，则由研发部自行编制和修订，发放。
（三）文件的'管制
1.凡公司管理型文件（如程序、制度、规定等）由行政人事部统一管理，归档。
2.凡公司技术性文件由技术质量部统一整理，归档。
3.当行政人事部收到客户、供应商、外单位所供文件类、技术数据或国际标准，公文、密码电报、传真、机要文件时，应对收集的外来文件编制目录清单，进行登记（附件3），并在其文件上加盖“外来文件”印章，以示区别。需要传阅的文件资料，可以电子档形式发送至相关部门，如需以文本形式传阅，则由行政人事部作登记（附件4），并由各传阅部门签字确认。
4.以电子媒体形态存在的外来文件，行政人事部或技术质量部应将其列印一份以备用。
5.公文发出、接受、内部运转、查阅、借出必须登记，并在交接时履行签收手续，需要借阅时，需向管制部门说明借阅理由，并在借阅登记表（附件5）上记录，不得私自将已借阅的公文传阅，借阅完毕需立即归还。
6.各部门人员应将文件看成本公司财产的一部分，并列入移交项目。
7.秘密公文的印发传达范围应当严格按照要求执行，不得自行翻印、复印或转载，不得携带秘密公文外出。
8.公文立卷应根据公文特征、相互关系和保存价值分类保管，保证公文齐全完整，便于保管、查找和利用。
9.联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复印件。
（四）文件的换版及废止
1.当文件和资料修改次数超过10次以上，则由相关部门提出将整套文件更换版本。
2.如果文件换版时文件编号或名称发生变化，应重新履行文件发行流程.
3.过期或作废的公文应在失效之日起一周内交管制部门归档，各部门不得私自销毁。
4.没有归档和没有价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁公文时，应当进行登记，由二人鉴销，保证不丢失、不遗漏，严禁将内部公文作为废弃物随意丢弃或外卖。
4.技术性文件由技术质量部依照以上流程操作。
六、文件和资料编码原则
1.部门代码
2.文件及资料的版本号编码原则
A---第一版B----第二版C----第三版，以此类推3.文件和资料的版次编码原则
0----修订初始01----第一次修订02----第二次修订，以此类推
七、文件定期审查
1.为确保各有关部门使用文件和资料均为有效版本，由行政人事部或技术质量部定期对所管制文件进行查核。
2.对于所查不符合文件，由责任部门于一星期内回复改善措施，管制部门进行追踪处理。
八、附则
1、未尽事宜，参照《国家行政机关公文处理办法》执行。本规定执行中的具体问题，由行政人事部负责解释。
2、管理规定自公布之日起实施。
为了进一步加强办公室的管理，确保各项工作的顺利展开，营造一个良好的办公室环境，特制定本制度：
一、基本制度
1、进入办公室必须着装整洁。
2、在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。
3、爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。
4、不得利用办公室会客、聚会、不得在办公室吃饭，更不允许吸烟。
5、各部门务必及时、认真递交下个月的工作计划和上一月的工作总结。
6、办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以配合。
7、不准私自动用办公室物品，如需应向办公室登记并做好领取记录。
二、会议制度
1、参会时，不迟到、不早退；有病、有事的'确不能出席会议者应先请假，同意后方有效。
2、社联干部参会时，务必做好会议记录，以便及时安排和布置工作。
3、每次例会后，各部须交书面报告和工作计划。
4、各项会议制度应充分坚持民主、认真、广泛听取每位成员的意见。
三、值班制度
1、值班人员必须按时到办公室。
2、工作中必须热情、礼貌、认真的原则。
3、在值班记录本上详细的记录当日的值班情况。
4、做好办公室清洁卫生。
为创造一个整洁有序的`办公环境，增强工作人员的责任感和归属感、推进局日常工作规范化、秩序化、树立全局形象，经研究制定办公室值日制度篇，局内工作人员需严格执行：
一、值日时间
值日人员需在早晨7:30之前到达办公室，完成责任区域的卫生保洁。
二、值日范围
地面、桌、椅、打印机、废纸盒、电话、门窗、烟灰缸、污水盆等公共范围。
三、值日职责
1、桌椅、物品每次使用后摆放整齐;
2、及时清理茶水杯、烟灰缸;
3、打印纸张及时整理回收，杜绝浪费;
4、下班离开前关闭灯、空调等设备电源;
5、值日人员外出之前确定好替补人员，并报给负责人员。
四、卫生标准
1、地面无污物、污水、浮灰;
2、桌面物品摆放整齐，桌椅摆放端正;
3、电脑、打印机等设备无污迹、灰尘。
局内每位工作人员需注意个人办公桌面整齐，文件、物品摆放有序，保持区域卫生清洁。每周评比一次，最好与最差成绩在局内QQ群内公示，评比成绩累计达三次最差者，在所属办公室连续值日一星期。