为了加强备品备件的采购管理，优化采购流程，节约企业成本，需要制定并实施相应的管理制度。小编今天为你整理了备品备件采购管理制度范本，希望对大家有帮助!
第一章总则
备品备件的采购工作是采购供应部的主要工作之一。承担着公司所属生产企业所需国内外备品备件的采购、供应工作包括申购计划的整理、归类、采购任务的安排、供求信息的收集、整理及时向申购单位、部门经理及分管副总裁反馈、汇报相关信息与供应商谈判、签订合同跟踪收货和质量跟踪监督、反馈档案的建立等。
第二章岗位设定
采购岗位负责集团公司生产所需的备品备件的采购工作采购内业岗位负责备品备件申购单的汇总、分类及整理备品备件申购的台帐登记相发票的审核按时编制采购月、季及年度报表。
第三章工作任务
1、负责备品备件的采购供应工作。及时了解市场行情多方收集、整理相关供应商信息不断拓宽供应渠道。有选择地收集、建立供应商档案以备后用。
2、加强学习熟悉公司各种型号的生产设备掌握各种型号的备品备件在相关的生产设备中的功能、物性指标、性能、质量等。采购适价、适质及符合设备技术要求的备品备件。
3、认真审核、汇总、分类各公司递交的申购单核对各种备品备件的货存情况严格按备品备件采购程序对所采申购的备品备件的型号、货期、价格等进行查询及时向各申购公司、部门经理及分管总裁反馈查询结果。合理选择合格的分承包方。
4、严格执行备品备件的采购审批及备案程序即备品备件的型号及货期限必须由各申购单位确认备品备件的价格必须部门经理及分管总裁审批签订的合同所经办人员必须自行建档外还需要送财务部备案。
5、根据备品备件的使用功能、设备要求等参考价格因素确定国内采购或国外采购需从国外采购的将签订的合同移交进出口科按国外采购工作程序进行采购需在国内采购的按备品备件采购程序进行采购。
6、全程跟踪已签合同或已开证的备品备件的生产、发货情况。对已到货的备品备件配合仓库清点数量、配合质检进行验货。对不合格的备品备件负责按合同规定和客户协客户拜访纪要销售分销指标会议纪要新产品指标岗位职责及工作要求生产技术指标市场营销指标供应链指标衡量指标完成计计划编制说明供应商资质和管理办法管理制度采购管理制度终端运作模式工作指引工艺流程生产计划安排营销管理制度商退货、索赔等处理办法对合格的备品备件负责向财务部申请对外付款。
7、及时整理、归类业务档案以备部门经理、分管总裁及相关领导的检查按时按质地编制采购报表。
8、协调处理与相关部门的工作联系主动向部门经理及分管副总裁汇报工作递交资料诚恳接受检查重大问题应请示部门经理及分管副总裁核决。
第四章权限
1、有权选择合格的分承包方并送部门经理及分管总裁核定。
2、有权根据备品备件库存情况对配件进行合理调配对有疑意的申购单可提出异意送部门经理及分管副总裁审批后可以予以绝拒采购。
3、对外签订合同金额在50万人民币以下的由部门经理审批审批金额在50万人民币以上含50万人民币送分管副总裁审批签名。
4、对外付款、承兑货款时货物发票需附仓库的验收单和质检部门的检验报告单经财务部审核数量无误经办人确认价格后报部门经理及分管副总裁签名批准方可对外付款。
第五章职责
1、对备品备件的采购供应不及时而造成生产设备故障不能及时得到维修负责。
2、对备品备件的品种、规格、质量不符合公司的质量要求影响生产和工作负责。
3、对采购过程中因工作失误或价格问题及不按备品备件的采购程序进行采购使公司蒙受经济损失负责。
4、对不遵守公司的规章制度或徇私舞弊而给公司造成不良影响或经济损失负责。
第五章工作程序
详见附图备品备件采购工作程序图
1、范围
1.1本标准规定了设备备品备件采购内容与要求、检查与考核。
1.2本标准适用于设备部备品备件采购。
2、引用标准(略)
3、设备及备品备件的分类方法设备及备品备件分为A、B、C三类。
a.A类为重要设备。
b.B类为一般设备及备件。
c.C类为各种标准产品、各种材料及杂品。
4、供货商的选用与管理
4.1采购员负责收集供货商的技术力量、加工制造能力、供货质量及周期等信息。
4.2尽量选择已获得ISO9000证书以及质量业绩出色的供货商进行供货。
4.3若候选的供货商已获得ISO9000证书、可免去审核。对未获得ISO9000证书的供货商必要时进行书面审查及实地调查。
a.书面审查：审阅供货商提供的资料,如产品样本、资质证明、单位概况及用户反馈意见等。
b.实地调查：到供货商现场考察其技术力量、加工制造能力、供货质量及周期等。
4.4对于A类物资的供货商，采购员要填写《供应商评定记录》，经设备部长批准后，建立合格供货商档案,档案中要有产品质量业绩证明等内容。必要时设备部会同使用部门、到供货商现场进行实地考察,并写出考察报告,报主管领导批准后，再采购其产品。
4.5对于B类物资的供货商，由采购员进行评定，择优选用，必要时填写《供应商评定记录》报设备部部长批准。
4.6对于C类物资的供货商，在保证产品质量的前提下，采购员可以直接看样品决定是否采购。以后根据检验结果、实际使用效果及使用人反馈意见，确定其是否为合格供货商。
4.7对于出现产品质量的供货商，视情节轻重，采购员可随时取消其供货资格。
5、制定采购计划
5.1采购员根据设备及备品备件数据库、各部门申请、大中小修计划、设备事故(故障)报告单、生产实际消耗情况、技术改造文件及公司发展需要等。向合格供货商询价后编制采购计划。采购计划报设备部部长、主管领导批准。
5.2C类物资中的工器具、低值易耗品;B类物资中的铲车备件及各种非常规物资的采购，事先由申请部门填写《备品备件及一般物品申请表》，经主管领导批准后，采购员再编制采购计划。
5.3紧急需要的各类物资，经主管领导口头批准后，可先采购，事后3日内，由申请者补办有关手续。
5.4根据公司要求，按时上报年度采购计划(预算)。
5.5采购A类物资或合同金额在壹万元以上(含壹万元)时，如果条件允许，采购员需向选择的三家以上合格供货商办理比价或经分析后议价、询价后，整理好报价材料,调查市场行情,选择议价对QG/TRSB.02—20044象,研拟采购条件,全面公开比价,研拟底价,核对资金预算,经过价格及质量各方面比较后,选定供货商。
5.6采购员应按设备及备品备件采购技术文件要求合理填写采购计划中各项物品的规格型号供货,保证准确无误。
5.7编制采购计划,考虑要周全,要力求合理。不得有影响检修的漏洞。根据工艺规定要求,正确选型,防止品种、规格错误,并减少库存积压。
6、采购合同采购员根据业务需要起草采购合同，采购合同条款要符合国家法律规定。
6.1.采购A类物资需签定采购合同。
6.2.需要支付预付款、产品质量有较高要求的采购业务需签定采购合同。
6.3.采购合同由设备部部长审核，主管领导审批。
6.4.采购合同批准后由具体经办人实施。
7、采购实施
7.1原则上采购计划或采购合同批准后，方可采购。急用物品可凭主管领导审批的《备品备件及一般物品申请表》或主管领导口头批准，事后补签采购计划、采购合同。
7.2有采购合同的，要严格履行采购合同中的条款。
7.3无采购合同的，采购时，采购员要向选择的供货商详细说明品名、规格、质量要求、数量、付款规定、交货期、交货地点、运输方式、付款办法等,必要时应有传真、电子邮件等书面依据。
7.4在采购过程中，采购员要随时掌握供货进度，必要时到供货商现场了解供货工期并检查产品质量，促其按期保质保量交货。
7.5特殊情况下,若有无法按需用日期采购到的物品或遇到无法完成的采购工作或合同执行过程中出现问题,采购员应及时通知使用部门并向主管领导汇报,以便做出合理安排。
8、到货验收
8.1必要时采购员可报请领导批准，会同检验人员或使用人员或技术人员到供货商现场验收。一般情况下，货到我公司后再进行验收。
8.2到货的设备及备品备件由采购人员或采购代理人送到其存放仓库交给保管员，必要时保管员按实际数量向采购员开出收货凭证，证明货物已由库房接收。做为以后入库的凭证。
8.3有图纸的各类物资由采购员填写《设备及备品备件验收单》报设备部技术人员验收;无图纸的各类物资由采购员口头通知设备部主管，仓库保管员点货验收。验收合格后，采购员再填写《材料入库验收单》报保管员办理入库手续。
8.4采购员在备品备件验收合格后三日内，按如下要求填好入库单：编码、名称、规格、数量、金额、供货厂商等，凭入库单、出厂合格证、收货凭证或其它证明到库房办理入库手续，保管员在入库单上签字，并收回收货凭证，如无特殊情况，采购员应在到货三个工作日内办理入库手续，最长期限为本地不超过一个工作周，外地不超过三个工作周。
8.5对于新购入的无编码的备品备件，采购人员应及时和保管员联系，共同为其增加合适的编码。
8.6入库手续办完后，将数据录入《备品备件、材料登记簿》。
8.7到货后不经入库直接投入使用的固定资产，采购员填写《固定资产购置验收单》，报使用部门负责人、设备部部长审批。
9、采购付款及报销
9.1坚持原则,以公司利益为重,货物检验合格,才具备了付清全款的条件。
9.2检查发票及内容是否正确。
9.3检查发票金额是否与定价相符。
9.4结帐时必须搞清楚是否需要扣款,是否有预付款,做好帐务处理。
9.5采购员填写付款单据，报主管领导审批后，到财务部办理付款手续。
10采购员基本要求
10.1遵守公司和设备部的各项规章制度，一切行动听指挥。
10.2保证产品质量,杜绝三无产品进厂。
10.3严格履行设备及备品备件验收程序，验收合格后，方可办理入库手续;若采购的产品经检验不合格,应及时联系供货商进行修理或更换,必要时进行索赔。
10.4及时做好帐务处理,避免帐目不清。
11、检查与考核
11.1本标准执行情况由设备部长进行检查。
11.2按照公司《绩效考核标准》进行考核。
1、目的
1.1目的
规范采购流程，科学合理地采购备件，优化库存备件储存结构，提高备件的有效利用率，降低资金占用率，特制定本制度。
1.2管理原则：若各部门有违反管理原则事项需提请公司高层领导审批，总经理批准，否则将追究重大授权违规责任。
2、适应范围
本制度适用于公司所有备品备件的采购。
3、采购申报流程
3.1备品备件采购申报流程
3.1.1使用部门每月20日前根据生产经营需要及设备情况，编制“备品备件采购计划”注明备件名称、规格、数量、编码等信息，并注明用途(技术改造、大修理、日常维修)，先由各部门二级库库管员核对是否库存已有(库管员签字确认)，再由部门设备主任审核是否超库存限额(签字确认)，经部门第一责任人签字审批后报工程部审核。
3.1.2工程部接到各车间所报采购计划后和库管员对计划进行审核，确认备件型号，检查ERP编码的规范与否。对于不必要采购和重复申报的及时和报计划车间沟通，从全局出发，确保不影响生产且不造成积压。
3.1.3上报的备件计划中必须明确备件名称、型号(必要时提供厂家信息)，并查出ERP系统中相应的ERP编码。表述不明确的，在备注栏里注明使用出处。因车间上报计划型号不详尽或不明确导致采购回来的备件不能使用，后果由报计划车间承担。
3.1.4工程部在每月25日前对各部门“备品备件采购计划表”进行审核无误后，汇总编制“公司月度备品备件采购计划”，报生产部综合库库管员确认是否已有库存，主管仓储部长审批。最后由主管领导、财务部、总会计师、总经理签字后将备件计划纸质版及电子版一并交与生产部。
3.1.5生产部采购员进行询价、比价完毕后打印由生产部部长、工程部、财务部、主管领导、总会计师、副总经理、总经理签字审批后及时下订单进行采购，所有程序在每月15日前审批完毕。
3.1.6原则上不产生紧急计划，确因设备意外故障，需紧急采购的，可报紧急计划(按备件计划标准模板)。同时写一份紧急计划申请交分管领导及副总、总经理签字后交工程部备案生产部执行紧急采购。
3.2采购申报流程图如下：(附图)
4、采购
4.1各部门任何备件不得自行采购，如发生自行采购的，自行处理。月度计划不得补报。
4.2每年年初与各备件供货商签订备品备件采购合同，对双方行为进行规范，以防范风险。
4.3采购计划确定之后，根据计划选择相应的供应商进行询价、比价。
4.3.1为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。同类型产品供应商的家数愈多，选择最适当供应商的机会就愈大。
4.3.2从经营情况、供应能力、技术能力、品质能力等方面评定，每年进行从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分、对供应商进行考核、确定最合适的供应商。
4.3.3凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在20XX元以上的，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。对于单价大于10000元的备件，必须签订备件采购合同。
5、交货验收及财务
5.1采购的备品备到厂后，生产部负责通知件并要求各部门设备工程师、综合库库管员、财务部参与监督，20分钟内到达现场验收、核对备件型号、检查质量与本部门申报计划是否相符，验收合格后签字确认，(20分钟内不到场的部门处罚负责人50元/次，若备件管理人员不在可委派部门其他相关人员进行验收确认)方可入库，入库并建立备品备件质量跟踪表(5000元以上备件)，领用部门负责跟踪反馈使用情况，在年终供应商评价表中体现。验收合格的办理入库手续。不合格的做退返厂家处理。
5.2货到后及时沟通供货商开具发票，票到后及时到财务部报账。
5.3按月根据财务挂账额及可付额度做付款计划，计划获批后及时填写付款申请单进行报批付款。
6、库房
6.1货到后及时办理入库手续，严格执行先入库后出库的流程进行办理，对于系统有订单，且货到库房的，不得以任何非质量原因的理由拒绝办理入库手续，当天内未及时入库的备件每次考核备件库管员50元。
6.2督促采购员对于临时采购未下订单的及时下订单，以备完成入库手续。
6.3严格按照出库类别(月度维修、大修和技改)分发至各帐户别名中。
6.4货到入库后如需出库，应及时办理出库手续，没有出库单综合库有权拒绝将实物出库。对于暂时未下订单需紧急出库的可先行出库(给库房开具证明后)，待下了订单后及时补办出库，以平衡账物。
6.5如需领用其他部门所报计划库存有的备件，需与相应部门沟通，征得对方同意后方可出库。并及时在本部门下月计划中报相应备件。
6.6综合库负责备件领用的监督管理，对于质保期较短的备件，严格控制采购量，避免库存时间过长而使备件丧失价值。相同备件采用先进先出的原则，先采购的备件出库完毕方可允许各车间出库后采购的备件。
7、备件库存额度规定
7.1鉴于榆林市地域相对偏远，交通网还欠发达。根据各车间固定资产额度以及设备运行状况，为保证生产的连续运行，规定综合库备件库存总额不得超于45万元。
7.2各部门须有经营意识，根据各自备件库存额报月度计划，备件计划需考虑周全，做到前瞻性。避免造成公司流动资金在备件库沉积。
7.3工程部作为公司设备管理部门，每季度对备品备件库存量进行审核，分析费用并进行考核。若库存备件费用超标，将按超标额度的10%对车间进行考核。
7.4经查实存在库存备件超过10个月没有使用的，说明该备件计划失误，按备件价值的30%对车间进行考核。
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