在制定制度时，需要听取员工的意见和建议，了解员工的想法和需求，并尽可能将其融入到制度中。单位档案的管理制度怎么写才规范？下面给大家分享单位档案的管理制度，希望对大家有所帮助。
为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.认真贯彻执行党和国家有关_工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的_工作。
2.加强组织纪律，坚守工作岗位。
3.人事档案管理部门应设立专用档案库房(室)，配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。
4.人事档案库房(室)必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。
5.人事档案库房(室)和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。
6.无关人员一律不得进入档案库房(室)。
7.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。
8.对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。
9.人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。
10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。
11.人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。
12.属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。
13.严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。
14.发现泄密事件，认真处理。
二、归档制度
1.按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件。
2.校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1-2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。
3.每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。
4.收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。
5.不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。
6.人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
7.每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事内容。
8.对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。
三、鉴别制度
1.收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。
2.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。
3.鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。
4.归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备;对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。
5.人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮(盒)、目录纸、衬纸、切纸打孔机(缝纫机)等必备的物品和设备。
2.整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。
3.整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。
4.必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。
5.人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。
7.整档过程中，要切实做好防火安全_工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。
五、借阅制度
1.查(借)阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。
2.查(借)阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查(借)阅登记表》。
3.复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查(借)阅。
4.查(借)阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。
5.查阅档案的单位或个人，不得擅自-拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。
6.档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
六、转递制度
1.递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。
2.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。
3.递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处
有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。
4.使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。
5.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。
6.校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。
7.不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。
8.是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。
七、核查制度
1.事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。
2.提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。
3.理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。
4.出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。
一、目的
更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历
员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。
1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。
1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。
2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。
2.5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。
3、查、借阅档案注意
3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。
二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。
三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。
四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。
五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。
六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。
七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密
为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高机关档案工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。
(一)档案安全保密制度
1、档案管理人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密。
2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要及时归档、核实。
3、档案管理人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。
4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。
5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。
(二)档案保管制度
1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。
2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。
3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。
4、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。
5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。
(三)档案利用制度
1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准确地提供档案利用服务。
2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。查（借）阅局会议记录，必须经局办公室主任批准后方可查阅。查（借）阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。
3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。
4、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。
5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。
6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。
(四)立卷归档制度
1、凡是水利局机关从事各项业务工作，所形成的具有参考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何科室和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。
2、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给财务管理站保管。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由水利科负责收集、整理后移交档案室，集中管理。各科室声像档案要注意随时归档备份，每年12月提供局档案室存档。
3、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。
4、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。
一、目的
为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。
二、适用范围
适用于公司档案资料的管理。
三、管理职能
（一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。
（二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下：
1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记；
2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料；
3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放；
4、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作；
5、建立档案检索索引；
6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安全无损；
7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序；
8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理；
9、遵守保密制度。
（三）各部门管理职责
1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料；
2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档；
3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。
四、资料归档管理
（一）归档资料范围
1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料；
2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料；
3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料；
4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等；
5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料；
6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料；
7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料；
8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料；
9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料；
10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料；
11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料；
12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案；
13、公司取得的各种证书、证件、奖牌；
14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料；
15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料；
16、公司组织开展各类活动形成的相关资料；
17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料；
18、其他具有保存价值的资料。
（二）归档资料收集
1、结合公司具体情况，财务档案由财务部管理，超过十年的可转入档案室；
人事档案由人事管理部门管理；
生产管理类、经营管理类档案，在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理；
其他资料一律交由档案室统一管理，各部门应主动上交。
2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的，经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室；
如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。
3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各线副总)负责督促存档；
4、公司有偿取得的资料，在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样，方可报销。部门如需使用，可从档案室借出或复印。
5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档，否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。
6、在档案资料归档期，公司内部使用的各类应存档资料，由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始资料，各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。
（三）资料归档要求
1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。
2、归档的文件资料应为原件，因故无原件的，可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档，文件资料归档后不得更改。
3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；
具有永久长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
（四）归档时间
1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外，其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。
2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料，于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。
3、报刊于次月初从各部门收回归档；
杂志、图书资料于次年二月收回存档。
4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。
（五）归档移交
1、各部门的兼职档案管理人员（部门核算员）应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。
2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。
3、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
五、档案保管
（一）收件登记
1、档案室应建立收件登记簿，收到新归档资料时，须逐件分类登记，详细记录资料名称、交件日期、部门和交件人，以便追溯。
2、档案管理人员收件后应按资料类别存放到相应地点，将资料名称和页码添加到案卷盒目录表，然后将资料名称和存放地点按类别登记到检索簿中，同时将资料全部信息登录入电脑档案管理系统。
（二）档案分类
1、公司档案一般按年度收集整理，按如下规则分类：
A——股权类：公司股东会、董事会、监事会所有资料，包括公司章程、股东名册、董事名册、监事名册、股权变更资料、会议资料、决议、文件、记录等，按届次立卷。
B——综合管理类：
01——公司内部文书资料，包括公司下发的各种文件、通知、会议纪要、决议、决定、意见、简讯，公司制订的各类规划、计划、方案、决策、工作总结，公司组织开展各类活动形成的相关文字资料，党团工青妇资料等。按时间先后顺序立卷。
02——管理制度，包括公司颁发的各类管理制度、规定规程、办法、标准手册、经济责任制、责任书等；
按小类立卷。
03——外联资料，包括公司对各级政府和职能部门上报的各种请示、申请、报告、汇报、说明、申报资料等材料，上级部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、政策法规信息、标准、信函、公示信息等，公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信等往来资料等。按小类立卷。
04——统计资料，包括统计报表、台帐、分析报告等。按小类立卷。
05——其他资料，不能归集到以上类别中的资料，可以暂空，以后有其他类别资料时添加类别编号。按时间先后顺序立卷。
C——经营类01——合同，公司对外签订的各种合同、协议、约定。按时间先后顺序立卷。
02——客户资料，包括市场调查报告、往来客户资料、客户评价、市场纠纷处理等资料。按时间先后顺序立卷。
03——广告宣传资料，公司开展各项广告宣传推广活动形成的文字资料。按活动和时间先后顺序立卷。
D——生产管理类01——安全环保资料，包括安全规范、安全环保评价验收资料、标准化材料、事故认定材料、培训教育记录、检查整改记录等资料。按小类立卷。
02——质量计量资料，包括执行标准、检定资料、检验报告、计量码单、化验单、台帐等。按小类立卷。
03——设备管理资料，包括操作规程、设备台帐、巡回检查记录、检查维修记录、大修计划、备品配件资料、易损件清单等。按小类立卷。
04——生产记录资料，包括工艺流程，指标、操作记录、开停车记录、生产报表等。按产品立卷。
E——技术类01——项目资料，包括可研报告、市场调研报告、研发报告、工艺包、实验记录、设计资料、立项资料、报建资料、变更资料等。按项目立卷。
02——基建资料，包括设计图纸、预决算、施工纪录、施工报告、竣工验收资料、检验报告等。按建设项目立卷。
03——设备资料，包括图纸、设计说明、技术规程、使用操作说明等。按使用部门和设备名称立卷。
F——人事档案01——个人档案，记录人员的基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员以及在本公司工作情况（入职离职手续、历年岗位、工资、考评、奖惩、劳动合同及其他情况等）。按个人立卷。
02——工资结算资料，包括工资表和责任制结算资料。按月立卷。
03——考勤考核资料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培训资料，包括人员需求申请、招聘计划、招聘简章、培训计划、记录、考试试卷、人员花名册、人员变动报表等。按小类立卷。
05——社会保险资料，包括参保名册、增减申报表、核定单、缴费申请等。
G——财务档案，包括财务凭证、帐簿、报表、投融资资料等。按财务规范立卷。
H——证照类，包括公司获得的各种证件、证书、营业执照、牌匾、印信等。
I——影像电子类，包括照片、录影带、录音带、光盘、U盘、移动硬盘等。
J——图书类，包括公司订阅和购买的各种刊物、杂志、文献资料、图书、工具书、重要报刊等。
2、档案资料分类后，方便集中装订的要建立卷宗，不宜集中装订的按类集中单体存放。为方便查找和实行数字化管理，统一按分类规则编号，编号规范如下：
X-__-__-__卷宗序号（同一类卷宗超过一本时的排序号）小类序号，用01、02、03……代表各小类二级分类编号，即分类规定中01、02、03…序号一级分类代码，即分类规定中A--J3、无具体二级及以下分类规定的，由档案室自行分类编号，但必须将分类规则明确标注于检索簿上，以保持延续性和一致性。无须分类的可省略二级或小类编号。
4、卷宗按年装订，年号和编号应标注于卷宗存放时封面可直视处，卷宗封面正面须注明卷宗类别文字说明；
单体存放的档案资料应用标签将编号贴在资料表面可直视处，不宜贴标签的（如证照）在反面标注。
5、档案资料按重要性可分为重要档案和普通档案；
按保密要求可分为绝密、机密、秘密和一般档案；
按保管期限可分为永久保存、长期保存和短期保存。整理时应根据情况分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。
（三）档案保管
1、所有卷宗资料应按类别分柜分区存放，整齐有序排列。存放柜应编号并标注存放类别。
2、整理装订时，永久、长期保管的文件须去除金属装订物，文件装订结实、整齐、美观。
3、卷宗封面标注和编号书写应规范，具有耐久性。
4、卷宗内的资料应按序编号，表面应设卷内目录，以便查找。
5、档案室要做好档案存放的空间布置，做到防火、防潮、防虫蛀、防霉变、防雨淋，保持室内清洁卫生。
6、部门保管的档案资料也须按统一规则分类编号保管。
7、重要和涉密档案应设专柜存放，以免遗失或泄露。
六、档案的借阅和利用
1、档案室应设置借阅登记簿，逐笔登记档案借阅记录，包括借阅日期、借阅资料名称、借阅用途、批准人、归还日期。借阅人借阅时须在登记簿上签字，如所借资料用于交上级部门，不能归还，借阅人应在登记簿上注明不能归还的原因。
2、借阅档案资料应填写《档案借阅申请单》，经相关领导签字批准后方能借阅。批准权限如下：普通档案由借阅部门负责人签字认可，档案室主管部门负责人批准；
重要档案由借阅部门负责人和分管副总签字认可，分管档案的副总批准，特别重要的须经总经理批准；
涉密档案按《》规定权限批准。
3、借出用于职能部门办事的档案，借出时间不得超过3天；
在公司内使用的普通档案，借出时间不得超过1个月。因故需要继续使用，可以续借，须到档案室办理续借手续。逾期未还者，档案管理员负责催还。
4、涉密档案原则上不外借，只能在档案室查阅。特殊情况下需要借出，当天必须归还。借出人必须严格遵守《》相关规定。
5、档案归还时应在登记簿上注明归还日期。档案借出和归还记录均须在电脑档案管理系统中同时记录以备查。
6、档案借阅者必须爱护档案，保持整洁、严禁涂改；
注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、损坏、遗失；
损坏者按重新备置费用赔偿，故意损毁者予以辞退。
七、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《文件/纪录销毁呈报表》经批准后执行。档案销毁一律由总经理批准。
3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《文件/纪录销毁呈报表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。
4、在销毁公司档案资料时，由行政副总指定专人监督销毁。
八、本制度自颁布之日起施行，原《档案管理制度》同时废止。
档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据<中华人民共和国档案法>(以下简称<档案法>)和有关法律、法规，制定本规定。
第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中构成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应遵守<档案法>，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。
第四条企业档案工作理解档案行政管理部门的监督和指导。
中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:
(一)贯彻执行<档案法>等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和带给利用工作；
(三)指导本企业各部门文件材料的构成、积累、整理和归档工作；
(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务潜力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理贴合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。
第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。
第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。
第十四条企业档案部门应用心做好档案的带给利用工作，努力开发档案信息资源，为企业带给及时、有效的服务。
第十五条企业务必为政府有关部门、司法部门依法执行公务带给真实、准确的档案。
第十六条企业带给利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的&39;利益，不得侵犯他人的合法权益。
第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按<国有企业资产与产权变动档案处置办法>做好档案的处置工作。
国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。
第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
第十九条企业应当建立档案工作职责追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接职责者，依法进行处理。
第二十条本规定由国家档案局负责解释。
第二十一条本规定自20__年9月1日起实施。<国营企业档案管理暂行规定>同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。
一、干部人事档案查（借）阅制度
1、查（借）阅人员必须是2名中共党员，持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。
2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。
3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。
4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。
5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。
6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。
7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位政工人员），并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。（最多不超过15天）
二、干部人事档案计算机管理制度
1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。
2、充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。
3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。
4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。
5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。
6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。
7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。
8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。
三、干部人事档案材料收集补充制度
1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。
2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。
3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。
4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。
5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。
6、注意做好材料收集中的安全_工作，不得泄露材料内容。
7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。
四、干部人事档案材料鉴别归档制度
1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。
2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。
3、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。
4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。
5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
五、干部人事档案转递制度
1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。
2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。
3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。
6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。
7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。
8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。
六、干部人事档案检查核对制度
1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。
2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。
3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。
4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。
6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。
七、干部人事档案保管保密制度
1、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好干部人事档案的保管_工作。
2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。
3、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。
4、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。
5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。
6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。
7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。
8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。
9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。
八、送交干部人事档案材料制度
1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。
2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。
3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。
4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。
5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。
6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。
九、干部人事档案管理人员职责
1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料；
2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；
4、登记干部职务、工资的变动情况；
5、为有关部门提供干部的情况；
6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作；
7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导；
8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；
9、定期向档案管（室）移交死亡干部的档案；
10、办理其他有关事项。